Preguntas Frecuentes Proveedores

PREGUNTAS FRECUENTES REGISTRO DE PROVEEDORES
1. ¿Cómo hacer la solicitud para ingresar al Registro de Proveedores de EMCALI?

Los proveedores interesados en recibir invitación para formar parte del Registro de Proveedores pueden hacerlo ingresando a la página web de EMCALI Registro de Proveedores ya través del enlace Registro de Proveedores.

 

Al desplegarse la página de Registro de Proveedores, hacer clic en Solicitud de Registro, diligenciar los datos básicos solicitados y esperar vía correo electrónico la invitación de EMCALI para crear una cuenta con Ariba Network.

Después de crear la cuenta en Ariba se despliega el Cuestionario de Registro de Proveedor el cual se debe diligenciar completamente y adjuntar los documentos de soporte solicitados.

Finalmente la información es verificada por EMCALI antes de emitir la Aprobación del registro, la cual es notificada al correo electrónico suministrado por el proveedor.

2. ¿Qué documentos se debe adjuntar para hacer el registro?

Se debe adjuntar los siguientes documentos en formato PDF:

Persona Natural

  • Documento de identidad
  • Certificado de registro mercantil, si aplica.
  • Certificaciones de experiencia por cada categoría de bienes y servicios.
  • Estados financieros correspondientes al último año fiscal, si aplica.
  • Certificaciones en sistemas de gestión de calidad, programas de responsabilidad social empresarial, certificaciones ambientales, si aplica.

Persona Jurídica

  • Certificado vigente de existencia y representación legal o equivalente, con fecha de expedición no mayor a 60 días.
  • Documento de identidad del representante legal.
  • Certificaciones de experiencia por cada categoría de bienes y servicios.
  • Estados financieros correspondientes al último año fiscal.
  • Certificaciones en sistemas de gestión de calidad, programas de responsabilidad social empresarial, certificaciones ambientales.
3. ¿Si el proveedor ya tiene cuenta en Ariba, debe crear una nueva cuenta para registrarse con EMCALI?

No, puede utilizar la cuenta existente. Para ello debe ingresar al link remitido en la invitación de EMCALI al correo electrónico y hacer clic en Iniciar sesión.

 

Ingresar con el usuario y contraseña existentes y para enlazar la cuenta al perfil de EMCALI, se debe remitir al icono en forma de parrilla.

 

Posteriormente seleccionar PROPUESTAS y buscar el perfil de EMCALI para tener acceso al Cuestionario de Registro y todas las solicitudes que la empresa remita por ese canal.

4. ¿Cuántas categorías de bienes y servicios establecidas por EMCALI se puede seleccionar?

EMCALI realiza la caracterización de los proveedores basada en la información de categorías de bienes y servicios ofrecidas por éstos. Es de suma importancia analizar en detalle el listado de categorías definidas por la empresa, para seleccionar de forma acertada aquellas que corresponden al portafolio del proveedor.

Se puede seleccionar tantas categorías como el proveedor suministre y pueda certificar experiencia en ellas. Tanto el listado de categorías de bienes y servicios definidas por EMCALI como los requisitos para la acreditación de experiencia en ellas, se puede descargar desde la página de Registro de Proveedores del portal www.emcali.com.co

5. ¿Cómo recuperar el usuario o contraseña?

En caso de olvidar el usuario o la contraseña, la plataforma brinda las indicaciones para recuperarlo.

6. ¿Cómo ingresar a la plataforma para terminar de diligenciar el cuestionario?

El cuestionario tiene un plazo de 30 días para ser enviado, se puede guardar en cualquier momento y completar posteriormente ingresando a la página de Registro de Proveedores de EMCALI a través del enlace de Inicio de sesión con el nombre de usuario y contraseña asignados.

Después de finalizar el cuestionario, seleccionar Enviar respuesta completa. Al correo electrónico llega la notificación de recepción del cuestionario. A partir de ese momento, la información suministrada pasa por un proceso de validación y aprobación por parte de EMCALI.

7. ¿Los documentos adjuntos al registro son suficientes para participar en los procesos de contratación?

No, los documentos solicitados con el cuestionario son requeridos para la aprobación del registro de proveedores, pero no suficientes para participar en los procesos de contratación, para los cuales se solicitará adjuntar documentos adicionales específicos.

8. ¿Una vez aprobado el registro se puede actualizar los datos del proveedor?

El proveedor tiene la facultad de modificar o actualizar su información cuando lo considere conveniente. Se debe tener en cuenta que cada vez que se actualice el registro, éste pasa por el proceso de validación de información.

Para hacerlo, se debe ingresar a la plataforma con el usuario y contraseña registrados, dar clic en el Cuestionario de Registro de Proveedor de EMCALI y luego en Revisar respuesta.

 

Se edita y actualiza la información del cuestionario. Al finalizar, existen entre otras las opciones de “Guardar como borrador” o “Enviar respuesta completa” para la respectiva aprobación.